ERP真相如何，10分鐘見真章(立帳對帳篇)
企業因經營模式不同，與客戶或廠商的結帳方式會有所差異。
以批發型態企業為例，通常是以定期結帳的方式，依據銷售合約或發票來進行應收帳款的管理。
而寄售型態則較為靈活，因為商品在未售出之前，企業不會立即記錄收入，需定期與寄售方對帳以確認銷售情況。
對於電商平台，因其交易頻繁且即時，對帳方式則可能涉及自動化系統，定期從平台下載交易資料，
再與內部銷售記錄進行比對稽核差異。這種差異性讓企業在管理應收帳款時，必須考量不同模式的特性。
在本文中，我們將探討應收帳款的立帳對帳作業，幫助您快速了解不同經營模式下的帳款系統操作。
接下來，讓我們一起進入這個多元的世界，掌握應收帳款的核心要素！提供您10分鐘快速掃瞄帳款系統，LET'S GO!
一、基本架構
首先 要確定客戶檔的(請款對象)是否支援分公司下單可以向總公司請款？
例如:家樂福有多家門市，每家門市有獨立客戶代號可以向企業叫貨出貨，但是請款時發票是寄給家樂福總公司。
再來 可不可以分單筆立帳及月結批次立帳，再進行對帳開發票?
例如:與客戶談好先給訂金開再慢慢出貨，這類銷貨單就可以選擇單筆立帳(馬上成立帳款)。
剩下的銷貨單及退貨單可以月結批次立應收帳款。
最後 開立發票時:同請款代號是否可以１張應收帳單開立多張發票? 或者多張應收帳單開立１張發票?
先確定以上三個帳款基本架構，作帳應該會輕鬆多了哦。
二、帳款開帳
舊系統期末帳款數據通常可以在新系統輸入包含:應收帳款及預收帳款等開帳資料，
一套貼心的ERP系統會提供批次開帳作業整理 Excel 讓你可以快速匯入開帳，
像是開帳數據是負值(例如:舊系統剩下退貨帳款，金額<0)，也可以在Excel檔匯入時一起匯入開帳！
三、立帳作業
帳款作業因為交易型態不同，立帳作業差異也大，例如:
批發型態 ：銷、退貨交易單據就是對帳依據，由企業自行來整理對帳單向客戶端請款沖帳。
寄售業態 ：由於收款不在企業端，企業需要到寄售商家盤點後再透過系統結算已銷售數量，成立雙方對帳資料。
電商平台 ：沒有實體店面不用進行盤點，反而是平台會提供系統讓企業隨時可以查詢對帳資料下載。
光是要對帳，以上三種業態作法就不同，可以連想的是後續沖帳作業 "劇情" 也會很精彩。
一般企業立帳方式常見單筆或批次立帳兩類：
單筆立帳
當1筆交易比較特別，需要單獨成立帳款進行立帳及沖帳管理，例如:交易金額比較大或者交易條件較特別。
在客戶檔設定這種立帳方式，月底就不需要再執行批次立帳作業，單據存檔就可以查到帳款。
批次立帳
這是最常見的立帳方式--月結，依照雙方約定的結帳日作為本月份交易資料對帳範圍。
例如:在客戶檔定義 結帳日＝25，表示:上月26~本月25期間交易的銷、退貨單據為本月份對帳資料。
立帳對帳
立帳作業，選擇(單筆立帳)的客戶就可以省去這步驟。選擇(批次立帳)的客戶，須執行批次立帳作業後才能查詢帳款。
常見：某筆交易單據有問題，不能加入本月份對帳單時，系統該如何不列印對帳單呢?
(1)單筆立帳單據:只要修改立帳日移至下個月即可，如下圖是7月份打的銷貨單，對帳要移至8月份可以修改立帳日期就好。 
(2)批次立帳單據:可以排除這筆交易單號立帳，等下個月問題排除後再立帳。 
如上圖:紅框 GS0012407050001 銷貨單有爭議，要移至下個月再立帳，
在執行批次立帳的畫面就不要打勾此單號，等下個月執行批次立帳再打勾立帳。
立帳後查看應收帳款，就只會成立打勾的１筆銷貨單+１筆銷退單，如下圖： 
四、列印對帳單
立帳總額確認後，再來就是列印對帳單+開立發票的作業，如上圖:立帳總額 19,110元
對帳單的格式有很多種，有只印本月份有交易才列印，也有含前期未收一起印，
下圖對帳單，是將前期待收+本期交易單據合併在同一張對帳單中，寄給客戶對帳。
五、開立發票
發票的開立，可以在帳款畫面按鍵開立，也可以打開銷項發票畫面手動選入開立的帳單名單，任選一都行。
假設由帳款畫面按鍵開立發票，系統會自動帶入對應立帳的總額 19,110元 開立發票，如下圖: 
開立發票 貓膩 也很多！
單張開立發票
最簡單的開法是，依銷貨單號開１張發票，也就是說：在銷貨單畫面就可以按鍵開立發票，如下圖: 
批次開立發票
再來是批次開立發票，同發票對象可以取多張銷、退貨單開立發票，如下圖: 
既然是批次開立發票，想當然的必須考量
可以本月份單據多家客戶全選打勾批次開立發票，而且要可以決定是發票公司是依分公司或總公司來開立發票。
如果是合併開立發票時: 是依產品合併、依單據客戶代號+稅別+統編嗎? 要不要考慮公司別?
數碼系列ERP在批次開立發票的畫面，只要輕鬆點選打勾需求選項再查詢資料，系統就會協助依原則開立發票。
剩下屬於 "超機車等級" 需要手動介入的，只好 DIY 決定開立發票了。
DIY 選單號開立發票
如果客戶說: 1張銷貨單＋１張銷退單合併開立 2張發票，怎麼辦?
只好打開銷項發票畫面，自己帶單選單號後，修改金額開立囉！
關鍵是系統可以記錄來源單號已開立的發票總額是多少，才有機會分次開立發票+與別的單號合併開立，如下圖２張發票：
銷貨單: $4095+ 銷退單:-$362，第１張開立總額$1050發票，其中: 銷貨單號本次開立金額=$1412(還剩下$2683未開立) 
第2張發票開立不同統編，發票總額＝第１張銷貨單號剩餘金額＝$2683元，如下圖: 
開立發票後將發票列印後就可以與對帳單一起寄出向客戶請款了。
下一篇 沖帳費用篇 、 預收沖帳篇 我們將繼續討論，當收到客戶付款入帳時，如何進行沖帳作業~
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