庫存總是不準？淺談電商時代的庫存管理

十幾年前網路銷售剛興起，門檻不高，簡單的網拍賣場，配上簡易的照片，就能開店賺錢，造就不少人短時間內年收破百萬。而經過短短幾年，台灣的網路銷售開始進入快速成長期，比實體店面低的開店成本卻能帶來高獲利，電商成了創業者的天堂。
隨著網路銷售進入快速成長期，進入市場的商家越來越多，導致競爭門檻越來越高。電商的獲利由「機會財」慢慢轉為「管理財」，「庫存管理」則成為公司最重要的基礎建設。接下來我們就從電商的出貨流程切入，看看庫存管理要如何在營運中落實。

(一) 訂單來了！先搞清楚庫存狀態

接到訂單後，必需知道商品的庫存數量，才能進一步動作。然而庫存不僅僅是一個數字而已，一般來說，庫存還分為以下四種狀態：

 

掌握庫存狀態，不僅可以讓訂單處理更順暢，對營運也有很大的幫助；我們可以依照訂單對商品的需求，產生「建議採購」和「建議調撥」報表，如此一來能避免缺貨，且清楚掌握銷售狀態，是決策時重要的判斷基準。

(二) 揀貨細節多，用對方法才不出錯

不同商家在兼顧速度及準確度的考量下，揀貨流程會有些不同，經常考慮的問題如下幾點：

1. 當訂單內有商品不足時，需建立優先順序，以判斷哪些訂單可以出貨，哪些商品需要保留。若沒有建立SOP，作業容易出錯，間接導致顧客滿意度下降。

2. 根據不同的商品類型、倉庫規模或營運模式，應有其對應的揀貨方式。找到最適合自己的揀貨方式，便能提升營運效率。以下是三種常見的揀貨概念可供參考：

 

延伸閱讀： 如何出貨最快速？三種揀貨方式報你知！ 

3. 人工揀貨難免會有看錯、拿錯、包錯等失誤。退換貨不僅增加庫存出錯的潛在風險，要付出的成本也相對可觀。這時可以在揀貨時使用刷條碼作業比對，增加準確度。 其他關於揀貨的說明，可以參考另一篇文章：「  優化出貨流程：祕訣就在揀貨計算 」

(三) 倉庫、賣場、實際庫存管理需合理

處理完訂單，接下來需要把庫存狀態回傳到電商平台。你可能會想：「不就把數量上傳就完成了嗎？」事實上或許沒這麼簡單，我們來看看可能會遇到什麼問題：

1.全部商品中需找出架上的商品：
品項更新率高或種類多的商家，經常會要在茫茫商品海找出電商架上的商品，才能將庫存回拋給電商平台。這項工作要是由人工來做鐵定曠日費時，因此非常建議此類型的商家使用系統協助抓取商品，節省大量時間。

2.多個倉庫、多個賣場的設定與選擇
一定規模的商家經常有多個倉庫，以及多個電商賣場或門市，在回饋庫存時，經常會遇到一些小問題，我們來看看以下的例子：

 

如果同時有蝦皮、PChome和MOMO三個賣場，而庫存剩9個，這時每個平台都回傳9，就可能會超賣；如果均分給每個平台各3個，又可能出現某一平台缺貨，事實上卻還有庫存的狀況。如果門市有也有庫存，是否應該將其加入總庫存的數量？這些問題在實務上都非常常見。

3.組合商品

 

什麼是組合商品？打個比方，A商品+B商品=C組合商品。C在倉庫中是虛擬的概念，並沒有真正的庫存，在電商平台卻要顯示庫存數量，而C的庫存數量應該要事先固定、或依照A、B商品的量來計算，都會依照不同的銷售模式而有所調整。

綜觀以上幾點，可以得知人工作業在管理上的有限之處，使用系統來提升效率會是更好的選擇。而優秀的系統應該要有足夠的彈性，讓使用者能依照自己的情境設定適合的管理方式，才能解決管理上的問題。在選購系統的時候，一定要注意自己的營運模式並實際操作測試，才不會在購買後才發現不適用而後悔。

(四) 盤點作業

盤點是庫存管理中最重要的一環，如果沒有盤點就不知道庫存的數字是否正確，後續的營運分析也會失效。

一般的盤點作業必須要關帳才能進行，但面臨24小時營業的商家，或是人手不足時，勢必會影響到商家的營運。因應這些需求，各家系統也設計出不同的方式，讓商家能在各樣的情形下進行盤點。
關於盤點的細節，可以參考這篇「 庫存盤點出問題？不可不知的盤點流程 」

電商的崛起快速，改變了傳統零售業的樣貌。它並沒有取代傳統的零售業，而是整合後成為新零售的型態，因此不可避免面臨和傳統零售的類似的庫存問題，依然需要盤點、管理倉庫。另一方面，管理電商而產生的訂單匯入、庫存回饋等功能，如今也是缺一不可。選擇專為新零售打造的管理系統，才能有效降低人力及時間成本，使營運更有效率。